Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 10 septembre 2026
Date d’entrée en vigueur : 11 septembre 2026

1. Préambule

L'Aménagement Forestier Coopératif des Appalaches (AFCA) reconnaît l'importance de protéger les renseignements personnels et confidentiels qui lui sont confiés dans le cadre de ses activités.

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, un renseignement personnel est tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l'identifier.

De plus, dans le cadre de ses activités, l'AFCA peut avoir accès à des informations confidentielles, stratégiques, techniques, financières ou commerciales appartenant à ses membres, clients, producteurs forestiers, partenaires, fournisseurs, employés ou collaborateurs.

L'AFCA s'engage à protéger la confidentialité de ces renseignements et à mettre en place les mesures nécessaires afin d'en assurer la sécurité, l'intégrité et l'utilisation conforme aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

La présente politique vise à informer les personnes concernées des pratiques de l'AFCA concernant la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation et la protection des renseignements personnels.

2. Lois applicables

L'AFCA est assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi 25.

L'ensemble des employés, administrateurs, consultants, fournisseurs de services et mandataires de l'AFCA qui ont accès à des renseignements personnels sont tenus de respecter les obligations prévues par cette législation.

3. Collecte de renseignements personnels

L'AFCA recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires à la réalisation de sa mission et à la prestation de ses services.

Les renseignements peuvent être recueillis :

• par l'entremise de formulaires papier ou électroniques;
• lors d'une demande de services forestiers;
• lors d'une demande de renseignements;
• au téléphone;
• par courriel;
• lors d'une rencontre avec un représentant de l'AFCA;
• par l'utilisation du site Web de l'organisation.

Selon les circonstances, les renseignements recueillis peuvent inclure :

• nom et prénom;
• adresse postale;
• numéro de téléphone;
• adresse courriel;
• informations relatives à une propriété forestière;
• données cadastrales ou foncières;
• informations financières ou administratives nécessaires à la prestation de services;
• toute autre information pertinente à la gestion d'un dossier.

L'AFCA recueille également certaines données techniques lors de la navigation sur son site Web, notamment l'adresse IP, le type de navigateur utilisé, les pages consultées et les fichiers témoins (cookies) nécessaires au fonctionnement du site.

4. Utilisation des renseignements

Les renseignements personnels recueillis sont utilisés uniquement dans le cadre des activités de l'AFCA et pour les fins suivantes :

• offrir et administrer les services d'aménagement forestier;
• préparer des plans d'aménagement forestier;
• accompagner les propriétaires forestiers dans leurs démarches;
• gérer les dossiers de subventions et programmes gouvernementaux;
• communiquer avec les membres, clients et partenaires;
• assurer le suivi administratif et financier des dossiers;
• répondre aux demandes d'information;
• améliorer les services offerts;
• produire des statistiques ou rapports internes sous forme agrégée et non nominative;
• respecter les obligations légales et réglementaires applicables.

L'accès aux renseignements personnels est limité aux personnes qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions.

Tous les employés, administrateurs, consultants, mandataires ou fournisseurs ayant accès à des renseignements personnels doivent respecter leurs obligations de confidentialité.

L'AFCA reconnaît que les renseignements personnels demeurent la propriété de la personne concernée et que toute utilisation non autorisée est strictement interdite.

5. Communication des renseignements personnels

L'AFCA ne vend, ne loue et ne commercialise aucun renseignement personnel.

Les renseignements personnels peuvent toutefois être communiqués :

• à des fournisseurs de services ou consultants mandatés pour soutenir les activités de l'AFCA;
• à des organismes gouvernementaux lorsque requis dans le cadre d'un programme ou d'une obligation légale;
• à toute autre personne ou organisation lorsque la loi l'autorise ou l'exige;
• avec le consentement de la personne concernée.

Lorsque des renseignements personnels sont communiqués à un tiers, l'AFCA s'assure que des mesures adéquates sont mises en place afin d'en assurer la protection.

6. Conservation et sécurité des renseignements

L'AFCA conserve les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels ils ont été recueillis ou conformément aux exigences légales applicables.

Les renseignements sont conservés dans des environnements sécurisés faisant l'objet de mesures de protection physiques, technologiques et administratives raisonnables afin de prévenir :

• l'accès non autorisé;
• la perte;
• le vol;
• la divulgation;
• la modification;
• la destruction accidentelle ou illégale.

Ces mesures comprennent notamment :

• des contrôles d'accès;
• des mots de passe sécurisés;
• des sauvegardes régulières;
• des protections informatiques adaptées;
• la formation du personnel;
• des ententes de confidentialité lorsque requises.

Bien que l'AFCA applique des mesures reconnues de sécurité, aucune technologie n'offre une sécurité absolue. Toute personne qui croit qu'un incident de confidentialité s'est produit est invitée à communiquer rapidement avec l'AFCA.

Advenant un incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, l'AFCA prendra les mesures nécessaires pour limiter les impacts, effectuera les déclarations requises auprès des autorités compétentes et informera les personnes concernées conformément aux exigences légales.

7. Témoins de connexion (cookies)

Le site Web de l'AFCA utilise des fichiers témoins (cookies) pour améliorer l'expérience utilisateur, faciliter certaines fonctionnalités du site et produire des statistiques de fréquentation.

Les visiteurs peuvent accepter, refuser ou personnaliser l'utilisation des témoins lorsque cette option est offerte.

Le refus de certains témoins pourrait limiter certaines fonctionnalités du site Web.

Gérer mes préférences de témoins

8. Droits des personnes concernées

Toute personne dont l'AFCA détient des renseignements personnels peut demander:

• l'accès à ses renseignements personnels;
• la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou périmés;
• le retrait de son consentement lorsque applicable;
• la cessation de la diffusion d'un renseignement dans les cas prévus par la loi;
• la portabilité de certains renseignements personnels lorsque la législation le permet.

Toute demande sera traitée dans les délais prévus par la loi.

9. Mise à jour de la politique

La présente politique de confidentialité a été adoptée par le conseil d’administration de l’AFCA le 10 septembre 2026, et sera présentée aux membres pour adoption en assemblée extraordinaire à une date ultérieure.

L'AFCA se réserve le droit de modifier la présente politique afin de refléter les changements apportés à ses pratiques, à ses services ou aux exigences légales applicables.

Toute modification sera publiée sur le site Web de l'AFCA et entrera en vigueur dès sa mise en ligne.

10. Nous joindre

Pour toute question, demande d'accès, demande de rectification, plainte ou commentaire concernant la présente politique ou la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec :

• Responsable de la protection des renseignements personnels
• Nicolas Fournier
• Adresse : 112 257 Rte S, La Patrie, Québec J0B 1Y0
• Téléphone : (819) 888-2790
• Courriel : info@afca.coop